Paragraaf Bedrijfsvoering

Doel 1: De omvang en kwaliteit van de organisatie van de provincie Zuid-Holland moet in overeenstemming zijn met het door ons voorgestane takenpakket. Wij werken aan een op de uitvoering gerichte organisatie die effectief en efficiënt is.

Taken bij doel 1

(Effect)indicator

Nulmeting

2012

+

+/-

-

1. Omvang in overeen­stemming met takenpakket

1.1 Structurele vermindering omvang organisatiekosten (cumulatief in mln €)

2011

- 3

+

   

2. Werken aan een op de uitvoering gerichte organisatie die effectief en efficiënt is

2.1 Percentage onder­steuning organisatie

33

33

 

+/-

 

2.2 Verbeteren effectiviteit van de organisatie in %

1

1

 

+/-

 

3. Kwaliteit dienstverlening in overeenstemming met takenpakket

3.1 Klanttevredenheid gemeten in IPO-verband externe dienstverlening

6,8

7,0

+

   

3.2 Kwaliteit dienstverlening gemeten in IPO-verband op 5-puntsschaal

3,4

3,5

+

   

 

Toelichting afwijkingen

Percentage onder­steuning organisatie

De realisatie per 1 juni 2012 is 34%. De afwijking ten opzichte van 2011 wordt veroorzaakt doordat de organisatie als geheel harder is gekrompen door het vertrek van de medewerkers naar de RUDs, de waterschappen en door het inlossen van de laatste trance van het programma Organisatie van de Toekomst. De ondersteuning is niet evenredig mee gedaald. Maatregelen om aan de norm te voldoen worden getroffen in het kader van de taakstelling FmA en overgang van ondersteunende medewerkers naar de RUDs.

 

Verbeteren effectiviteit van de organisatie in %

Voor het verbeteren van de effectiviteit van de organisatie zijn diverse maatregelen ingezet. Deze maatregelen sorteren pas op langere termijn effect. Voor twee van de indicatoren verbonden aan deze maatregelen wijkt de realisatie af van de doelstelling. Hierdoor dreigt de doelstelling ten aanzien van het verbeteren van de effectiviteit van de organisatie niet gehaald te worden. De afwijkende realisatie op indicatoren heeft betrekking op het terugdringen van het ziekteverzuim en de realisatie van de mobiliteit van medewerkers.

De afwijking van het ziekteverzuim wordt veroorzaakt door het langdurig ziekteverzuim. Dit verzuim is in geringe mate te beïnvloeden en alleen voor zover het werk gerelateerd ziekteverzuim betreft. Om de doelstelling ten aanzien van het ziekteverzuim alsnog te realiseren zijn alle langdurig verzuimers in beeld en wordt onderzocht welke mogelijkheden er zijn voor werkhervatting of een procedure bij het UWV.

De afwijking van de mobiliteit van medewerkers wordt met name veroorzaakt doordat vacatures beperkt worden ingevuld en een deel van de vacatureruimte wordt meegegeven naar de RUDs en vastgehouden voor het programma Focus met ambitie. Dit heeft tevens tot gevolg dat de instroom van jonge medewerkers wordt beperkt. Om de doelstelling ten aanzien van de mobiliteit te behalen, zijn de volgende maatregelen genomen:

  • de 3,5,7 mobiliteitsstap bespreken tijdens de voortgangsgesprekken,
  • de activiteiten van Flexibel Inzetbaar Talent te starten en
  • vacatures die vervuld mogen worden in te vullen met eigen medewerkers.

Met deze extra inspanningen ten aanzien van ziekteverzuim en mobiliteit is de verwachting dat de doelstelling voor het verbeteren van de effectiviteit van de organisatie gerealiseerd zal worden met de kanttekening dat het ziekteverzuim in geringe mate beïnvloedbaar is en voor zover werk gerelateerd.

 

Doel 2: De provincie voert een duurzaam inkoop- en aanbestedingsbeleid

Taken bij doel 2

(Effect)indicator

Nul­meting

2012

+

+/-

-

1. Het voeren van een duurzaam inkoop- en aanbestedingsbeleid en bedrijfsvoering

1.1 Duurzaam inkopen als randvoorwaarde in de organisatie verankerd (voor nationale en Europese aanbeste­dingen)

100

100

+

   

Toelichting afwijkingen

Geen afwijking.

 

Investeringen

Investering

(bedragen x € 1.000)

Begroting 2012

(incl. 1e Verzamelwijziging)

Bijstelling Voorjaarsnota

Bijstelling Najaarsnota

Bijgestelde Begroting 2012

Uitgaven

12.138

1.975

-5.448

8.665

Saldo Investeringen

-12.138

-1.975

5.448

-8.665

 

Toelichting bijstelling per investering

Financiële mutaties

Toelichting / onderbouwing op mutatie

Uitgaven

 

- 5,3 mln

Voor een aantal grote huisvestingsprojecten die samenhangen met de strategische huisvestingsvisie zijn de voorbereidingswerkzaamheden gestart met betrekking tot modernisering bestuursgebouw (bouwdeel C) en invoering flexibel kantoorconcept (bouwdeel A/B), evenals onderhoudswerkzaamheden die gelijktijdig worden uitgevoerd. De uitvoering zal hoofdzakelijk plaatsvinden in de jaren 2013 en 2014.

Voorgesteld wordt om bij Najaarsnota de investeringsbudgetten aan te passen aan het gewijzigd kasritme.

- 0,15 mln

De printers en kopieermachines werden voorheen aangeschaft op basis van een meerjarenvervangingsplan ten laste van het investeringsbudget. De multifunctionele printers inclusief servicepakket worden thans bij één leverancier geleased. Voorgesteld wordt om bij Najaarsnota het investeringsbudget af te lagen.

 

Exploitatie

Financiële mutaties

Toelichting / onderbouwing op mutatie

Lasten

 

+ 4,17 mln

De door te belasten apparaatslasten zijn gestegen met € 4,17 mln. Deze hogere apparaatslasten worden verdeeld via de bestaande urensleutels en worden zichtbaar bij de programmas 1 tot en met 6. De stijging is het gevolg van de CAO afspraken 2012 en de indirecte bedrijfslasten die hieronder zijn toegelicht.

De stijging van de apparaatslasten is veroorzaakt door:

  • OV abonnementen - € 0,14 mln Als gevolg van de daling in het aantal medewerkers bij PZH is ook het aantal OV abonnementen gedaald. Daar staat tegenover dat de kosten voor de OV abonnementen in 2012 zijn gestegen. Per saldo worden lagere kosten verwacht. Deze middelen vallen vrij in de financiële ruimte.
  • Vertrekregeling 57+ en FPU-regeling - € 0.4 mln. De vertrekregeling 57+ regeling loopt eind 2012 af. In de uitkeringen vindt een afbouw plaats naar nihil per eind 2012. Voorgesteld wordt € 0,3 mln vrij te laten vallen ten gunste van de financiële ruimte. Op basis van recente berekeningen zal het budget van de FPU-regeling in 2012 niet geheel worden uitgeput. Voorgesteld wordt € 0,1 mln vrij te laten vallen ten gunste van de financiële ruimte. (totaal - € 0,4 mln)
  • Concernbelastingen - € 0.03 mln. Verwachting is dat de lasten voor concern belastingen lager zullen uitvallen. Voorgesteld wordt het bedrag vrij te laten vallen ten gunste van de financiële ruimte.
  • Muskusrattenbestrijding - € 0,25 mln. De laatste medewerkers van de dienst Muskusrattenbestrijding hebben de provincie Zuid Holland verlaten, waardoor het loonbudget kan vrijvallen ten gunste van de financiële ruimte.
  • Vrijval balansverplichtingen - € 0,08 mln. Het opschonen van de balansverplichtingen van voorgaande jaren, waarvoor geen factuur of betalingen meer wordt verwacht, leidt tot een vrijval ten gunste van de financiële ruimte.
  • CAO afspraken € 1,68 mln. Als gevolg van de recente afgesloten CAO afspraken voor 2012 stijgen de loonkosten met € 2,0 mln. In de Begroting 2012 is ten behoeve van te verwachten indexering van de loonkosten € 0,9 mln gereserveerd, waarvan € 0,27 al bij Voorjaarsnota 2012 is overgeheveld van programma Middelen naar de Bedrijfsvoeringsparagraaf. Nu wordt voor het resterende bedrag voorgesteld om € 1,05 mln ten laste van de financiële ruimte te brengen en € 0,63 mln vanuit de stelpost in programma Middelen over te hevelen naar de Bedrijfsvoeringparagraaf.
  • Uitkeringen wettelijke en bovenwettelijke WW € 0,34 mln. Tot op heden is hiervoor geen budget gereserveerd. Voorgesteld wordt dit budget te vormen ten laste van de financiële ruimte.
  • IPO bijdrage GBO € 0,34 mln. De bijdrage aan het IPO voor de lasten van de gemeenschappelijke beheerorganisatie ICT (GBO) zijn ten opzichte van voorgaande jaren gestegen. De hogere lasten en onderbrengen van de aansturing bij I&A, maken het noodzakelijk hiervoor een budget te vormen. Voorgesteld wordt om een budget te vormen ten laste van de financiële ruimte.
  • Stelpost loonkosten € 4,0 mln. Voorgesteld wordt om de stelpost dekking loonkosten vanuit programma 6 (Middelen) over te hevelen naar Bedrijfsvoering. Deze technische mutatie is nodig om de lasten te kunnen toerekenen aan bedrijfsvoeringsonderdelen.
  • Stelpost dekking administratief verschil loonkosten - € 0,6 mln. Dit betreft een technische overheveling van de stelpost ter dekking van het administratieve verschil in de loonkostenbudgetten vanuit programma 6 (Middelen) naar Bedrijfsvoering.
  • Stelpost organisatiekosten Focus met Ambitie € 0,1 mln. Dit betreft een technische overheveling van de stelpost vanuit programma 6.
  • Loonkosten G.Z-H - 0,23 mln. De loonkosten G.Z-H worden direct in programma 1 opgenomen.
  • Frictiekosten OvT - € 0,74 mln. Er is van te voren geen exacte verdeling per jaar aan te geven van het aantal medewerkers dat feitelijk gebruik zal maken van regelingen met een financiële consequentie op basis van het sociaal convenant.
  • Leasekosten printers € 0,15 mln. De printers worden geleased in plaats van aangekocht. Dit geeft een dekkingstekort. Voorgesteld wordt het dekkingstekort te dekken ten laste van de financiële ruimte.